Virtueller Datenraum oder Filesharing? Fünf Fragen für die richtige Wahl

„Schick es mir einfach als Link“ — das ist oft richtig. Manchmal aber beginnt damit ein Durcheinander aus Versionen, Weiterleitungen und offenen Fragen. Diese fünf Fragen helfen bei der Entscheidung.

1. Geht es um eine Sendung oder um ein Projekt?

Ein Angebot, ein Gutachten, ein Vertrag zur Unterschrift: Das ist eine Sendung. Ein verschlüsselter Link mit Passwort, Ablaufdatum und Abrufgrenze erledigt das — zum Beispiel mit Store & Share. Ein Kauf, eine Ausschreibung oder ein Bauprojekt ist dagegen ein Projekt: Viele Dokumente, viele Beteiligte, viele Wochen.

2. Wie viele Parteien sind beteiligt?

Sobald mehrere Unternehmen mitarbeiten — Berater, Prüfer, Käufer, Zulieferer —, braucht jede Partei ihre eigenen Rechte. Im Datenraum sehen Beteiligte nur ihre Ordner, und Sie behalten den Überblick.

3. Brauchen Sie Freigaben und Unterschriften?

Wenn Dokumente geprüft, freigegeben und unterschrieben werden müssen, gehören Workflow, E-Signatur und Versionen an einen Ort. Sonst wird aus jeder Mail eine neue Wahrheit.

4. Müssen Sie später nachweisen, wer was gesehen hat?

Bei einer Due Diligence, einem Audit oder einem Rechtsstreit zählt der Nachweis: Wer hat wann welche Seite geöffnet? Ein fälschungssicheres Protokoll beantwortet das in Sekunden.

5. Wie lange sind die Daten sensibel?

Je länger Inhalte vertraulich bleiben müssen, desto wichtiger ist eine Verschlüsselung, die auch künftigen Angriffen standhält. Das gilt für Links und Datenräume gleichermaßen.

Kurz gesagt: Link für die Sendung, Datenraum für das Projekt — und beides Ende-zu-Ende verschlüsselt.

So sieht das in PQVault aus

Spaces ist der Datenraum mit Rollen, Freigaben, E-Signatur, Q&A und Protokoll. Store & Share ist der schnelle, verschlüsselte Link mit Regeln. Beide nutzen dieselbe Verschlüsselung — Sie können also klein anfangen und wachsen. Beispiele aus der Praxis finden Sie auf unseren Branchenseiten.