Vertrauliches zwischen Firmen —Confidential matters between companies — NDA zuerst, dann alles signiertNDA first, then everything signed
Freigaben, Änderungsmeldungen, Qualitätsvereinbarungen, Rezeptur-Übergaben und Meldefristen laufen heute per E-Mail, Excel und PDF. PQVault Partner Flow schließt die Lücke zwischen den Systemen zweier Firmen: ein gemeinsamer, Ende-zu-Ende-verschlüsselter Ort mit Ablauf, Fristen, Signatur und Nachweis. Ihr QMS, MES und ERP bleiben, wie sie sind.
Approvals, change notifications, quality agreements, formula handovers and reporting deadlines run on e-mail, Excel and PDF today. PQVault Partner Flow closes the gap between the systems of two companies: one shared, end-to-end encrypted place with workflow, deadlines, signature and evidence. Your QMS, MES and ERP stay as they are.
- NDA-TorNDA gateGültige NDA im Register? Weiter. Sonst unterschreibt der Partner zuerst — eine NDA gilt für alle weiteren Vorgänge mit diesem Partner.Valid NDA in the register? Go on. Otherwise the partner signs first — one NDA covers all further flows.
- Gestufte OffenlegungStaged disclosureSteckbrief, Spezifikation, Rezeptur: Der Partner bekommt den Schlüssel erst, wenn die Stufe freigegeben ist.Profile, specification, formula: the partner only gets the key once the stage is released.
- Signierte SchritteSigned steps„Geprüft“, „freigegeben“, „umgesetzt ab Charge“ — jede Aussage signiert, über die genaue Fassung.“Reviewed”, “approved”, “implemented from batch” — every statement signed, about the exact version.
- FristenuhrenDeadline clocksPflichtfristen als Vorlage, Erinnerung und Eskalation an die Vertretung.Mandatory deadlines as a template, reminders and escalation to the deputy.
- NachweisEvidenceHash-Kette über alle Ereignisse, Export als JSON/CSV — der Audit-Nachweis auf Knopfdruck.Hash chain over all events, export as JSON/CSV — audit evidence at the push of a button.
Pharma · Biotech · CDMOPharma · biotech · CDMO
CDA in 48 Stunden statt Wochen, Qualitätsvereinbarung mit Review-Frist, Technologietransfer in Stufen.CDA in 48 hours instead of weeks, quality agreement with review deadline, technology transfer in stages.
Das Problem heuteThe problem today
CDAs ziehen sich über Wochen, weil Vorlagen uneinheitlich sind und Unterschriften eingesammelt werden. Qualitätsvereinbarungen brauchen ein jährliches Review; beim Technologietransfer kreisen Dateien per Download und Upload.CDAs drag on for weeks because templates differ and signatures have to be collected. Quality agreements need an annual review; in technology transfer, files circle by download and upload.
QuellenSources: Drug Discovery Online, Clinical Leader, IntuitionLabs, IPMSo läuft es in PQVaultHow it works in PQVault
- NDA-Tor: der CDMO sieht nichts vor der CDA — eine Master-CDA gilt für alle weiteren ProjekteNDA gate: the CDMO sees nothing before the CDA — one master CDA covers all further projects
- Steckbrief → Spezifikation → Prozess: jede Stufe gibt den Schlüssel erst nach Freigabe freiProfile → specification → process: each stage releases the key only after approval
- Sponsor-QA und QP signieren mit Bedeutung; Review-Erinnerung nach 12 MonatenSponsor QA and QP sign with meaning; review reminder after 12 months
MedizintechnikMedical devices
Lieferanten melden Änderungen mit Vorlauf — QA entscheidet signiert, nichts geht im Postfach verloren.Suppliers notify changes in advance — QA decides with a signature, nothing gets lost in an inbox.
Das Problem heuteThe problem today
ISO 13485 verlangt, dass Lieferanten Änderungen vorher melden; üblich sind 60 bis 180 Tage Vorlauf. Unangekündigte Änderungen sind eine wiederkehrende Ursache für FDA-483-Befunde; der Austausch per E-Mail gilt als Risiko.ISO 13485 requires suppliers to notify changes in advance; 60 to 180 days of lead time are usual. Unannounced changes are a recurring cause of FDA 483 observations; exchanging them by e-mail is considered a risk.
QuellenSources: MedDeviceGuideSo läuft es in PQVaultHow it works in PQVault
- Lieferant meldet per Link, ohne Konto — mit Pflichtangaben und ValidierungsnachweisThe supplier reports by link, without an account — with required fields and validation evidence
- Vorlauf-Uhr mit Erinnerung und Eskalation an die VertretungLead-time clock with reminder and escalation to the deputy
- QA entscheidet signiert, der Lieferant bestätigt — Nachweis für das Audit auf KnopfdruckQA decides with a signature, the supplier confirms — audit evidence at the push of a button
Chemie · LohnfertigungChemicals · toll manufacturing
Die Rezeptur nur so weit sichtbar wie nötig — und bei Vertragsende kein Schlüssel mehr.The formula only as visible as needed — and no key any more when the contract ends.
Das Problem heuteThe problem today
Synthesewege werden in Module aufgeteilt und an mehrere Lohnhersteller vergeben. Rezepturen werden von Hand übertragen — das kann Monate dauern, und jede Kopie per Mail bleibt beim Empfänger.Synthesis routes are split into modules and awarded to several toll manufacturers. Formulas are transferred by hand — this can take months, and every copy sent by mail stays with the recipient.
QuellenSources: CHEManager, Control EngineeringSo läuft es in PQVaultHow it works in PQVault
- Feldsichtbarkeit: das Werk sieht Mengen und Parameter, nicht Lieferanten und KostenField visibility: the plant sees amounts and parameters, not suppliers and costs
- Bei Änderungen nur das Delta — Quittung „umgesetzt ab Charge“ je StandortOn changes only the delta — receipt “implemented from batch” per site
- Vertragsende: kein Schlüssel mehr, Offline-Frist einstellbarEnd of contract: no key any more, adjustable offline period
Metall · Stahl · NEMetals · steel · non-ferrous
CBAM-Daten von Hunderten Lieferanten ohne Excel, Zeugnisse fälschungssicher, eine Legierung für alle Werke.CBAM data from hundreds of suppliers without Excel, tamper-evident certificates, one alloy for all plants.
Das Problem heuteThe problem today
Emissionsdaten für CBAM werden bei vielen Lieferanten einzeln per Mail und Excel abgefragt. Abnahmeprüfzeugnisse kommen als PDF — Fälschungen kommen vor. Rezepturen liegen je Werk in eigenen Tabellen.CBAM emission data is requested from many suppliers one by one by mail and Excel. Inspection certificates arrive as PDF — forgeries happen. Recipes sit in separate spreadsheets per plant.
QuellenSources: Mayer Brown, Promisteel, Dassault SystèmesSo läuft es in PQVaultHow it works in PQVault
- Kampagne: eine Anfrage an bis zu 1.000 Lieferanten, je mit eigenem Link und ErinnerungenCampaign: one request to up to 1,000 suppliers, each with its own link and reminders
- Prüfregeln im Browser (KN-Code, Wertebereiche) — Rücklauf-Übersicht statt NachfassenChecks in the browser (CN code, value ranges) — return dashboard instead of chasing
- Zeugnis-Hash wird quittiert: spätere Änderung fällt aufThe certificate hash is acknowledged: later changes are detected
Maschinen- und AnlagenbauMachinery and plant engineering
CRA-Meldung mit Zulieferern in 24 Stunden — mit Zeitstempel je Stufe nachweisbar.CRA reporting with suppliers within 24 hours — provable with a timestamp per stage.
Das Problem heuteThe problem today
Ab dem 11.09.2026 gelten die Meldepflichten des Cyber Resilience Act: Frühwarnung in 24 Stunden, Meldung in 72 Stunden, Abschlussbericht in 14 Tagen. Die Maschinenverordnung verlangt ab 2027 zehn Jahre Dokumentation.From 11 Sept 2026 the reporting duties of the Cyber Resilience Act apply: early warning within 24 hours, notification within 72 hours, final report within 14 days. From 2027 the Machinery Regulation requires ten years of documentation.
QuellenSources: Jones Day, Author-it, HeukingSo läuft es in PQVaultHow it works in PQVault
- Meldeuhr startet bei Kenntnis: Erinnerungen vor 24 h und 72 h, Eskalation an die VertretungThe reporting clock starts on awareness: reminders before 24 h and 72 h, escalation to the deputy
- Zulieferer liefern technische Angaben per Link, unter NDASuppliers deliver technical details by link, under NDA
- Jede Stufe signiert — „Frist eingehalten“ mit ZeitstempelEvery stage signed — “deadline met” with a timestamp
Automotive · ElektronikAutomotive · electronics
PCN und PPAP mit Zulieferern der 2. und 3. Ebene — ergänzend zu den Portalen der Hersteller.PCN and PPAP with tier 2 and 3 suppliers — complementing the manufacturers’ portals.
Das Problem heuteThe problem today
Der PCN-Prozess dauert oft viele Monate. Zehntausende Produktänderungen bleiben jedes Jahr ohne Meldung. Kleinere Zulieferer sind in die Portale der Hersteller nicht eingebunden.The PCN process often takes many months. Tens of thousands of product changes go unreported every year. Smaller suppliers are not connected to the manufacturers’ portals.
QuellenSources: ZVEI, Z2DataSo läuft es in PQVaultHow it works in PQVault
- PCN nach ZVEI-Gliederung, per Link ohne KontoPCN following the ZVEI structure, by link without an account
- Bewertung, Freigabe mit Signatur, Bestätigung des ZulieferersAssessment, approval with signature, supplier confirmation
- PPAP-Elemente sammeln, PSW signiert freigebenCollect PPAP elements, approve the PSW with a signature
BaustoffeBuilding materials
Die Mischrezeptur ans Mischwerk nur so weit wie nötig — Leistungserklärungen mit Lieferanten nachweisbar.The mix design to the batching plant only as far as needed — declarations of performance with suppliers on record.
Das Problem heuteThe problem today
Rezepturen für Beton und Mörtel gehen als Tabelle per E-Mail an Mischwerke und Lohnabfüller. Wer welche Fassung hat, ist kaum nachzuweisen. Leistungserklärungen von Lieferanten liegen verstreut in Postfächern.Concrete and mortar mix designs go to batching plants and contract fillers as spreadsheets by e-mail. Who holds which version is hard to prove. Suppliers’ declarations of performance are scattered across inboxes.
So läuft es in PQVaultHow it works in PQVault
- Rezeptur in Stufen offenlegen, Ausgangsstoffe auf Wunsch mit ErsatznamenDisclose the mix design in stages, constituents pseudonymised if wanted
- Mischwerk bestätigt „umgesetzt ab Charge“ mit SignaturThe batching plant confirms “implemented from batch” with a signature
- Leistungserklärungen anfordern, prüfen und mit Ablaufdatum erinnernRequest and check declarations of performance, with reminders before they expire
Ehrlich gesagt
To be honest
- Die Signaturen sind fortgeschrittene elektronische Signaturen der Plattform, keine qualifizierten (QES). Wo eine QES verlangt ist, hinterlegen Sie das extern unterschriebene Dokument als Nachweis.
- The signatures are advanced electronic signatures of the platform, not qualified ones (QES). Where a QES is required, you store the externally signed document as evidence.
- Was ein Partner angesehen hat, kann er kopieren. Widerruf wirkt auf künftige Zugriffe; Wasserzeichen schrecken ab.
- What a partner has viewed, they can copy. Revocation affects future access; watermarks deter.
- Für GMP-relevante Freigaben validiert der Kunde das System — wir liefern das Validierungspaket.
- For GMP-relevant approvals, the customer validates the system — we provide the validation package.