Due Diligence im Datenraum: Wie Kanzleien Transaktionen vertraulich begleiten
Bei einem Unternehmenskauf prüfen viele Parteien dieselben Unterlagen. Wie Kanzleien Bieter trennen, Fragen bündeln und jeden Zugriff belegen.
- In einer Due Diligence dürfen Bieter weder die Unterlagen noch die Fragen der anderen sehen.
- Ansehen mit Wasserzeichen statt Download senkt das Risiko, dass Unterlagen nach der Transaktion weiterleben.
- Ein Protokoll aller Zugriffe hilft bei Gewährleistungsfragen: Was lag wann im Datenraum, wer hat es gesehen?
Freitag, 18 Uhr: Die Verkäuferseite hat 2.400 Dokumente vorbereitet, am Montag beginnt die Prüfphase für drei Bieter. Jeder Bieter bringt Anwälte, Steuerberater und technische Gutachter mit. Wer eine Due Diligence im Datenraum begleitet, verwaltet bald mehrere Dutzend Personen, die dieselben Unterlagen sehen, aber nichts voneinander wissen dürfen.
Die drei typischen Risiken
- Vermischung der Bieter: Ein Bieter sieht die Fragen oder Zusatzunterlagen eines anderen, und schon ist das Verfahren angreifbar.
- Unterlagen ohne Verfallsdatum: Was heruntergeladen wurde, bleibt auch dann beim Bieter, wenn er ausscheidet.
- Fehlende Nachweise: Später ist strittig, ob ein Dokument rechtzeitig im Datenraum lag und ob der Käufer es kannte.
Bieter sauber trennen
Ein guter Datenraum arbeitet mit Gruppen je Bieter. Gemeinsame Unterlagen sehen alle, Zusatzunterlagen und Antworten auf Fragen nur der jeweilige Bieter. Fragen laufen als Frage-Antwort-Liste mit Zuständigkeit auf Verkäuferseite, statt per E-Mail an fünf Personen gleichzeitig.
Wichtig ist auch der Ausstieg: Scheidet ein Bieter aus, endet sein Zugang sofort. Wurde nur angesehen und nicht heruntergeladen, ist damit auch der Zugriff auf die Inhalte beendet.
Merksatz: In der Due Diligence ist der Zugriff das Vertrauliche, nicht nur das Dokument. Wer sah was, wann und in welcher Fassung?
Ansehen statt herunterladen
Für viele Unterlagen genügt das Ansehen im Browser mit einem Wasserzeichen aus Name, Firma und Zeitpunkt. Downloads lassen sich auf ausgewählte Ordner beschränken, etwa für Finanzmodelle, die der Bieter weiterrechnen muss. Das Wasserzeichen schreckt ab, das Protokoll belegt.
Vertrauliche Abstimmung neben dem Datenraum
Zur Transaktion gehören Telefonate, Verhandlungsrunden und kurze Nachrichten unter Zeitdruck. Auch dafür braucht es einen Kanal, der nicht über private Messenger läuft. Worauf es bei Verhandlungen per Video ankommt, beschreibt der Beitrag Vertrauliche Videokonferenzen.
Was Sie jetzt tun können
- Struktur vorgeben: ein fester Index (Gesellschaftsrecht, Verträge, Finanzen, Personal, IT, Umwelt).
- Gruppen anlegen: je Bieter, je Berater, plus Verkäuferteam.
- Rechte je Ordner: ansehen, herunterladen, hochladen.
- Q&A festlegen: wer beantwortet, wer gibt frei, wer sieht die Antwort.
- Abschluss planen: Archiv mit Protokoll für die Akte, Zugänge zum Stichtag beenden.
PQVault für Transaktionen
PQVault Spaces bietet Datenräume mit Gruppen, Rechten je Ordner, Wasserzeichen, Frage-Antwort-Listen und lückenlosem Protokoll. Verhandlungen führen Sie in PQVault Collaboration per Ende-zu-Ende verschlüsseltem Chat und Video, kurze vertrauliche Nachrichten über PQVault Seal auch über bestehende Messenger. Alles zusätzlich mit NIST-standardisierten Post-Quanten-Verfahren, wichtig bei Unterlagen, die viele Jahre vertraulich bleiben müssen. Mehr für Kanzleien: Kanzleien & Notariate.
PQVault ist ein Produkt der QuantiCor Security GmbH aus Darmstadt — Spezialist für Post-Quanten-Kryptografie.PQVault is a product of QuantiCor Security GmbH, Darmstadt — specialists in post-quantum cryptography. Mehr über QuantiCor SecurityMore about QuantiCor Security
